Comment émettre une facture électronique en 2026 — guide pratique

À partir du 1^er septembre 2027, l’émission de factures B2B en France ne pourra plus se faire en papier ni en PDF simple. Elle devra transiter par une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) par la DGFiP, ou via le Portail Public de Facturation (PPF), en format structuré (Factur-X, UBL, CII). Cette page explique pas à pas comment émettre une facture électronique en 2026 : depuis le choix de l’outil jusqu’à l’archivage 10 ans, en passant par les mentions obligatoires.

Les 5 étapes pour émettre une facture électronique

Étape 1 — Vérifier que vous êtes bien équipé d’une Plateforme Agréée

Avant d’émettre une facture électronique, vous devez disposer d’une PA officielle DGFiP ou être abonné au Portail Public de Facturation gouvernemental. Sans cette infrastructure, vous ne pouvez pas émettre une facture juridiquement valable à compter du 1^er septembre 2027.

Pour vérifier qu’une plateforme est immatriculée PA, consultez la liste officielle DGFiP (132 plateformes immatriculées + 14 en attente, 146 au registre au 13 mai 2026). Si vous n’avez pas encore choisi votre PA, lancez le comparateur structuré pour obtenir un top 5 personnalisé.

Étape 2 — Saisir la facture dans votre PA

Une fois votre PA active, l’émission d’une facture suit le même flux qu’avec un logiciel classique de facturation, à la différence près que la transmission au client est automatisée par la PA :

1. Créer la facture dans l’interface PA (saisie directe, importation depuis devis signé, ou conversion d’un bon de commande)
2. Compléter les mentions obligatoires (cf. section ci-dessous)
3. Valider : la PA convertit automatiquement la facture en format structuré (Factur-X, UBL ou CII selon votre choix par défaut)
4. Émission : la PA transmet la facture vers la PA du client (interopérabilité PA-PA), ou vers le PPF si le client utilise le portail gouvernemental

L’émission est instantanée. Le client reçoit la facture dans son propre espace PA / PPF, où il peut la consulter, l’archiver et la transmettre à sa comptabilité.

Étape 3 — Vérifier la transmission

La PA confirme la bonne transmission de la facture. Trois statuts possibles :

• Transmis — la facture est arrivée dans l’espace du client
• En cours — la facture est encore en transit (rare mais possible en cas de surcharge réseau)
• Échec — la facture n’a pas pu être transmise (PA destinataire inconnue, format invalide). Dans ce cas, votre PA vous notifie et vous devez corriger.

L’échec est rare mais structurant : tant que la facture n’est pas transmise, le client ne peut pas la régler dans les délais habituels. Surveillez le tableau de bord de votre PA dans les 24 à 48 heures suivant l’émission.

Étape 4 — Suivre le statut côté client

Côté client, votre facture passe par plusieurs statuts :

• Réceptionnée — déposée dans son espace
• Approuvée — validée par sa comptabilité
• Refusée — contestée (vous recevez la raison via votre PA)
• Payée — règlement effectué (la PA peut faire le suivi du règlement si elle dispose d’un module bancaire)

Ces statuts s’affichent en temps réel dans votre tableau de bord PA. Vous n’avez plus besoin de relancer manuellement votre client pour savoir où en est sa comptabilité — l’information est centralisée.

Étape 5 — Archiver 10 ans

Les factures électroniques doivent être archivées 10 ans (durée légale française). La PA assure l’archivage probant pour les factures émises (intégrité, authenticité, lisibilité). Pour les factures reçues, c’est vous qui en êtes responsable, mais la PA fournit l’accès à un archivage en libre-service.

L’archivage probant doit respecter trois critères :

• Intégrité — la facture ne peut pas être modifiée après émission
• Authenticité — l’identité de l’émetteur est garantie (signature électronique de la PA)
• Lisibilité — la facture peut être consultée à tout moment pendant les 10 ans

Mentions obligatoires sur une facture électronique 2026

Les mentions obligatoires sont identiques à celles d’une facture classique (Code Général des Impôts, articles 289 et suivants), avec quelques ajouts spécifiques au format structuré :

Mentions classiques (déjà obligatoires aujourd’hui)

• Numéro de facture (séquentiel et chronologique)
• Date d’émission
• Identité fournisseur (raison sociale, adresse, SIREN, TVA intracommunautaire)
• Identité client (raison sociale, adresse, SIREN)
• Description de la prestation ou du bien (nature, quantité, prix unitaire HT)
• Montants HT, TVA détaillée par taux, TTC
• Date d’échéance et conditions de règlement
• Pénalités de retard (taux et indemnité forfaitaire 40 € minimum)

Ajouts spécifiques post-réforme (décret 2022-1299 + arrêté 7 octobre 2022)

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 introduit 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures B2B électroniques (en plus des mentions classiques de l’art. 242 nonies A annexe II CGI) :

• Numéro SIREN du client (en plus de son nom et adresse)
• Type d’opération : indication précise « livraison de biens » / « prestation de services » / « les deux catégories » (champ structuré obligatoire)
• Adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de facturation du client
• Mention « Option pour le paiement de la TVA d’après les débits » lorsque le fournisseur a opté pour ce régime

Ces mentions sont remplies automatiquement par votre PA si vous avez correctement paramétré votre fiche entreprise et vos clients dans le carnet d’adresses. Source : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046383394.

Format de facture électronique : Factur-X, UBL, CII ?

La DGFiP reconnaît trois formats de facture électronique structurée :

Factur-X

PDF lisible humain + XML CII embarqué dans le PDF. Format dominant pour les TPE/PME françaises car il combine la lisibilité du PDF (le client peut imprimer la facture) et la structuration XML (la PA peut traiter automatiquement les données). Sortie standard de la plupart des PA et PPF.

UBL (Universal Business Language)

XML pur, sans PDF. Standard utilisé surtout en Europe du Nord (Pays-Bas, Belgique, Scandinavie). Légèrement plus performant en termes de transmission mais moins lisible pour l’humain. Certaines PA orientées international privilégient UBL.

CII (Cross Industry Invoice)

XML pur, format CEN normalisé européen. Utilisé en B2G (Chorus Pro) et dans certains contextes industriels. Plus riche que UBL en termes de champs métier. Moins répandu en TPE/PME B2B classique.

Pour la quasi-totalité des TPE/PME françaises, Factur-X est le bon choix par défaut. Détail technique complet sur la page Factur-X, UBL, CII : les formats acceptés.

Cas pratiques fréquents

Comment émettre une facture à un client qui n’a pas encore de PA ?

Au 1^er septembre 2027, toute entreprise française doit avoir reçu une PA depuis l’année précédente (réception obligatoire au 1^er septembre 2026). Si votre client B2B n’en a pas, deux options :

• Lui rappeler son obligation et l’orienter vers le PPF gratuit en attendant
• Émettre via le PPF de votre côté (qui transmettra au PPF du client)

À noter : si votre client est un particulier (B2C), aucune PA n’est nécessaire — vous restez en facturation libre (PDF, papier).

Comment gérer un avoir ou une facture rectificative ?

Identique au workflow facture classique. Vous émettez un avoir via votre PA, qui le transmet automatiquement au client. L’avoir doit citer la facture initiale (numéro et date) qu’il rectifie.

Comment émettre une facture en cas d’auto-liquidation TVA (sous-traitance BTP) ?

L’auto-liquidation TVA (article 283-2 nonies du CGI, en vigueur depuis le 01/01/2014) s’applique uniquement entre entreprises assujetties à la TVA dans le cadre d’un contrat de sous-traitance BTP. Concrètement, le sous-traitant facture HT au donneur d’ordre principal — qui collecte et déduit la TVA en miroir. Si le donneur d’ordre est un particulier (chantier direct chez un client final non-assujetti), le mécanisme ne s’applique pas : TVA classique. Votre PA permet de cocher “auto-liquidation BTP” lors de la création de la facture entre assujettis, ce qui ajoute la mention légale obligatoire. Toutes les PA et éditeurs sérieux du marché BTP (Obat, EBP Bâtiment, Mediabat) le gèrent nativement.

Comment annuler une facture déjà transmise ?

Une facture transmise par la PA ne peut pas être “supprimée” (intégrité d’archivage). Vous devez émettre un avoir d’un montant égal pour annuler comptablement, puis émettre une nouvelle facture rectificative.

FAQ rapide

Combien de temps pour émettre une facture une fois la PA paramétrée ? 2 à 5 minutes pour une facture standard. Plus rapide qu’avec un logiciel classique car la PA pré-remplit les mentions obligatoires depuis votre carnet d’adresses.

Puis-je continuer à envoyer des factures par email après septembre 2027 ? Non, sauf en B2C (particuliers). Toute facture B2B doit transiter par PA ou PPF. L’email reste un canal de notification mais n’est plus un canal de transmission juridiquement valable.

Que faire si ma PA tombe en panne le jour où je dois émettre une facture urgente ? Toutes les PA sérieuses garantissent un SLA (disponibilité 99,5 % minimum). En cas d’incident, attendre la résolution. Si l’urgence est critique, vous pouvez basculer sur le PPF gouvernemental (gratuit, toujours disponible) le temps de l’incident, puis revenir sur votre PA. La double inscription est possible mais ajoute de la complexité — à utiliser uniquement comme plan de secours.

Mon client refuse la facture pour mention manquante. Comment faire ? Émettre une facture rectificative via votre PA en corrigeant la mention manquante. La PA transmet automatiquement la rectification.

Quel est le coût total d’une émission via PA ? Inclus dans l’abonnement mensuel de la PA (0 à 79 €/mois HT pour les TPE). Pas de coût par facture chez la quasi-totalité des PA. Les solutions très haut de gamme (ETI, multi-pays) facturent parfois à la facture (0,05 à 0,15 € HT par facture émise).

Pour aller plus loin

• Calendrier officiel de la réforme 2026-2027
• Format Factur-X, UBL, CII : détail technique
• Obligations TPE/PME : ce que dit la loi
• Comment choisir sa PA en 6 critères
• Guide complet PDP 2026
• Annuaire des Plateformes Agréées
• Comparatif côte-à-côte des principales PA
• Notre méthode de classement

Sources : liste officielle Plateformes Agréées DGFiP (29/04/2026), Code Général des Impôts articles 289 et suivants, loi de finances pour 2024 article 91, norme CEN EN 16931 (formats Factur-X, UBL, CII).